Access会員管理で会員情報管理の拡張と未入金対策

スポーツスクールの会員情報管理の拡張と未入金対策の事例です。 【規模・地域】関東に7校規模 1校あたり200～3000人規模の会員 ご相談前は、本部の担当者一人が市販のAccess顧客管理「らくだ」にて管理していました。

このスクールは会員が若い人たちばかりなので、気まぐれに突然辞めてしまうことも多々あり、そういった人たちでも数ヶ月以上の未入金があることも少なくなく、全体で総合すると未入金としては莫大な金額でした。

それまで使用していた市販の顧客管理ソフトでは、個別の会員の基本情報しか管理できておらず、申込書などの紙ファイルやExcelなどをその都度探しながら管理している状態でした。そのため会費、受講コースとその履歴など、日々で個別の各会員に関連し変更したり増えてゆく情報管理が正確、効率的に管理できていない状態でした。

それらを統合管理できる仕様を、まず担当者がイラストレータにてシステムの各画面を作成。これ自体かなり完成度の高いものでしたが、実際にシステムにすると矛盾が出たり、さらによりよくなる構成や内容を提案しながら要望の形の画面をブラッシュアップ。これでわかりやすく実際に使えるシステムのための立派な仕様書となります。

【主な構築内容】
・会員基本情報管理
・会員情報検索、リスト表示およびステイタス表示
・会員情報管理の拡張利用している自動引落システムからの引落結果ＣＳＶを取り込み、自動入金管理。
・自動引落ができなかった会員に対してのみ、請求書を発行。

【導入効果】
多数の在籍会員の入金処理が非常に効率化。未入金がかなり減り、その分を売上・利益とすることができた。

会員の条件抽出を充実させ、リストでの必要情報のリスト出しや、各会員の個別情報を瞬時に出し、会員情報管理が効率化、また会員の受講コース変更やその履歴など、日々変化する個別の会員情報機能強化により、お客様である会員へのサポートフォローを充実させることが出来、教えるという商品に大きく付加価値をつけることができる可能性が広がった。