AccessからExcelデータ加工生成

システムを構築するからには、ワンボタンで要望の情報やレポート資料が出せれば理想です。しかしAccessといえど何から何までシステムで生成させるのはその分構築費用がかかります。

また、その出力レポートの修正が必要になったり、新しい情報出力がほしいというような場合も修正や新規構築が必要になります。

そこで、日付期間、顧客、商品などの必要な基本条件で絞れるようにしておき、全データ項目でExcel出力するようにしておきます。

そうすればあとは勝手知ったるExcel知識だけで、そのデータを元に表を作成したり、グラフを作成したりできます。

その形でのデータ加工であれば、元のAccessデータには影響しませんので、営業・販売レポート作成などによく活用されます。

あるご相談では、それよりは少し複雑なご相談でした。

会社にはAccessとは別の統合販売管理システムがあり、上記のAccess例と同じように、その統合システムから販売基本データ全項目で日付範囲指定でExcelデータに落とすことができました。

ただしこのデータの商品名が、手入力したまま、あるいはマスターの重複のせいか整合がとれず、同じ商品でも一文字違いで別の商品となってしまったり、この統合システムでは算出できない特別商品の原価金額など、経営資料としてそのまま集計すると合わない部分が出てきてしまっていました。

これを、毎月手作業で修正しながら経営レポートを作成されていましたので、実際の集計作業前の準備段階にかなり時間をとられていました。

そこで、
販売管理システムから生成されたExcelデータをAccessで自動取込みし、手作業で修正していたデータ加工を取り込みと同時に自動算出修正したものをExcelで再生成させ、前段階の修正作業や原価計算を完全に省略できました。

当然ながらその後工程の経営集計レポートもAccessで出力することは可能ですが、予算実績管理、販売分析、個人、営業所成績レポートなど、様々な切り口で作成する必要があり今回は前段階処理までの構築となりました。

なにより直接的な経営資料作成は創造的な仕事ながら、今回のような前段階の加工修正特に部分部分の修正が必要な場合は、非創造的で非常にストレスの溜まる仕事となります。このストレスをクリアすることにより社員の創造性、業務効率をアップし、さらに有意義な経営資料作成のエネルギーとなることでしょう。

さらにこのExcelデータ加工システムと、もう一つ別に構築させていただいたAccess顧客情報管理システムのデータファイルをVPNで繋がれたサーバーの共有ファイルに置くことにより、各営業所の担当者が全社統一レポートとは他に、各営業所独自の経営・営業資料作成に活用することができるようになりました。そして顧客情報を全社で共有することができるようになりました。

こちらは海外にも支店があり、そちらからも本社サーバーの共有フォルダにアクセスできますので、これらAccessシステムを世界の営業所で同時に利用できることになります。またインターネットを通した共有とはいえ暗号化、トンネリングなど閉じられた遠隔ネットワーク－VPNのためセキュリティ面でも安心です。